Палласовский муниципальный район Волгоградской области

Информация для клиентов архива

При первичном обращении по социально-правовым вопросам необходимо иметь копию трудовой книжки за нужный период.

При получении архивной справки необходимо иметь документ, удостоверяющий личность или доверенность, оформленную в соответствии с законодательством.

Наверное, в жизни каждого человека бывают моменты, когда для подтверждения своих прав необходимо собрать и предоставить в соответствующий орган документы. Хорошо, если все документы в порядке, но часто выясняется, что не хватает той или иной справки, или документ в свое время был оформлен с ошибками. Значит, необходимо идти в архив, получать справку, восстанавливать справедливость. Чтобы помочь людям подготовиться к поиску нужных сведений, а, возможно, и избежать лишних хлопот, обращайтесь за консультацией к специалистам архива.

В архив люди приходят с разными целями. Большинство же спешит по необходимости – нужно срочно собрать сведения о зарплате, подтвердить стаж, получение государственной награды, право на земельный участок. Подобные запросы принято называть социально–правовыми или тематическими, а ответы на них – архивными справками. Справки заверяются гербовой печатью и имеют юридическую силу. Архивы выдают справки исключительно на основании информации, содержащейся в документах. Даже если фамилия заявителя в документе искажена, архивист не может вносить коррективы в справку.

Обращаются в архив лично или по почте, получить архивную справку может и доверенное лицо (близкий родственник, адвокат), при наличии у него соответствующих документов, или организация, в которой человек трудился, отделения Пенсионного фонда.

Архивный поиск – вещь достаточно трудоемкая, а срок исполнения запроса – один месяц. Чтобы ответ был дан своевременно и содержал действительно необходимые сведения, нужно, во-первых, позаботиться о получении архивной справки заранее, а во-вторых, внимательно подойти к составлению запроса.

Как правильно составить запрос:

приходя в архив, вы должны четко знать, какая информация вам нужна и за какой период времени (хронология запрашиваемой информации);

запрос составляется в свободной форме, но в нем обязательно должны быть указаны фамилия, имя и отчество с возможными разночтениями и отличиями от паспортных данных, для женщин указывается и та фамилия, которую они носили в интересующий их период времени;

точное название организации, в которой вы работали, желательно, с переименованиями;

занимаемая должность или выполняемая работа (лучше приложить копию трудовой книжки за нужный период);

номера решений, постановлений, приказов, если они вам известны.

Сложнее дело обстоит с подтверждением трудовых историй. Документы по личному составу должны храниться в организациях 75 лет. Если организация существует в настоящее время, то за справкой следует обращаться именно туда. Однако, нередки случаи, когда организация уже ликвидирована, либо не известно ее местонахождение. Тогда надо обращаться в архив.

Особенно обидно заработавших на тех предприятиях, которые не сдали на хранение документы в архив. Они не только не могут подтвердить свой стаж, собрать сведения о зарплате - такой творился документальный беспредел (забота о сохранности документов воспринималась как ненужная обуза и лишняя трата денег), но иногда и доказать сам факт работы. После череды реорганизаций такие предприятия исчезали вместе с документами. Архивисты тут помочь не в силах.

С другой стороны, проблемы с подтверждением пенсионных прав часто возникают по недосмотру самих заявителей. В свое время они не отследили, какие записи производились в их трудовых книжках, профсоюзные организации не контролировали правильность ведения документов по личному составу, люди в ведомости расписывались за одну зарплату, а на руки получали совсем другие деньги.

Чтобы не было неожиданностей и лишних хлопот при оформлении пенсии, нужно ответственно относиться к ведению своих трудовых истории, требовать этого от руководителей предприятий.

Начальник архивного отдела

М.А. Литвинова