Title

Положение 

Об архивном отделе администрации Палласовкого муниципального района 

 

1. Общие положения 

 

1.1      Архивный отдел администрации Палласовского муниципального района (далее-Отдел) является структурным подразделением администрации Палласовского муниципального района, созданным в целях выполнения функций местного самоуправления в сфере архивного дела.

1.2      В своей деятельности Отдел руководствуется Конституцией Российской  Федерации, Федеральными законами, нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, органов государственной власти  субъекта Российской Федерации – Волгоградской области,  Уставом Палласовского муниципального района, муниципальными правовыми актами органов местного самоуправления Палласовского муниципального района, а также настоящим Положением.

1.3      Материально-техническое, информационное и транспортное обеспечение Отдела  осуществляют соответствующие структурные подразделения администрации Палласовкого муниципального района.

 

 

2. Основные задачи отдела. 

 

Основными задачами отдела являются:

2.1.Осуществление на территории Палласовского муниципального района полномочий в сфере архивного дела.

2.2. Обеспечение сохранности и учёт архивных документов, подлежащих постоянному хранению.

2.3. Обеспечение условий хранения, комплектования, учёта и использования  архивных документов и архивных фондов, отнесённых к составу архивного фонда Волгоградской области, определённые нормативными правовыми актами, регулирующими правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда.

2.4. Комплектование Отдела документами Архивного фонда, имеющими научно-историческое, экономическое, политическое, социальное и культурное значение для населения муниципального образования Волгоградской области.

2.5.Организационно-методическое руководство организацией документов в делопроизводстве и работой архивов представительных и исполнительных органов местного самоуправления Палласовского муниципального района, муниципальных учреждений и муниципальных унитарных предприятий, содействие другим организациям и гражданам, в деятельности которых образуются документы Архивного фонда.

2.6.Информационное обеспечение органов местного самоуправления, обеспечение прав граждан и доступ к архивным документам, организация использования документов.

2.7.Обеспечение целевого и эффективного использования финансовых средств (субвенций), выделенных из областного бюджета на осуществление государственных полномочий.

2.8. Исполнение письменных предписаний органов государственной власти Волгоградской области по устранению нарушений, допущенных при осуществлении государственных полномочий.

2.9. Выполнение иных обязанностей, предусмотренных законодательством Российской Федерации и законодательством Волгоградской области при осуществлении государственных полномочий в области архивного дела.

 

 

3. Функции Отдела 

 

   Отдел в соответствии  с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

3.1. Осуществляет хранение:

3.1.1. Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов местного самоуправления, муниципальных учреждений,  муниципальных унитарных предприятий.

3.1.2. Документов Архивного фонда Российской Федерации, образовавшихся в деятельности органов государственной власти и организаций, действовавших на территории Палласовского муниципального района и отнесённых к федеральной  собственности и собственности Волгоградской области.

3.1.3. Документов негосударственных организаций, общественных организаций, движений и граждан, в процессе деятельности которых образуются документы Архивного фонда, передаваемые их собственниками или владельцами на постоянное хранение в Отдел на долгосрочной основе.

3.1.4.Документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Палласовского муниципального района.

3.1.5.Печатных, иллюстрированных и других материалов, дополняющих фонды Отдела.

3.1.6.Фотодокументов, а также при наличии надлежащих условий кино-,фоно-, видеодокументов, отражающих прошлое и настоящее Палласовского муниципального района Волгоградской области.

3.1.7.Учётных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности Отдела.

3.2. Осуществляет государственный учёт документов, принятых в Отдел в установленном порядке учётные данные в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

3.3. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения документов и обеспечению их физической сохранности.

3.4. Разрабатывает списки организаций – источников комплектования Отдела, представляет их на согласование в Комитет по управлению архивами Администрации Волгоградской области  и на утверждение Администрации Волгоградской области и на утверждение Администрации Палласовского муниципального района.

3.5. Организует отбор архивных документов организаций – источников комплектования Отдела для постоянного хранения и осуществляет их приём в Отдел в соответствии с законодательно установленными сроками.

3.6. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учёта  документов Архивного фонда, других архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования Отдела.

3.7. Осуществляет организационно-методическое руководство работой организаций-источников комплектования  Отдела, оказывает им необходимую помощь в вопросах  организации и методики работы с документами, проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.

3.8. Рассматривает и согласовывает нормативно-методические документы организаций- источников комплектования  отдела: Положение об экспертной комиссии, Положение об архиве, инструкцию по делопроизводству, Номенклатуру дел.

3.9. Осуществляет в установленном порядке:

3.9.1. Рассмотрение и представление на утверждение  и согласование экспертно-проверочной комиссии Комитета по управлению архивами Администрации Волгоградской области, поступившие от организаций-источников комплектования  Отдела описи дел постоянного срока хранения.

3.9.2. Согласование  описей дел по личному составу организаций-источников комплектования Отдела ( а также описей дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приёму в  Отдел).

3.10. Информирует органы местного самоуправления, другие муниципальные организации о составе  и содержании документов Отдела, исполняет запросы на документную информацию.

3.11. Исполняет запросы юридических и физических лиц на документную  информацию путём выдачи в установленном порядке дел во временное пользование, выдаёт архивные справки, заверенные копии документов, выписки из них.

3.12.Исполняет социально-правовые запросы граждан, выдаёт архивные справки, копии, выписки из документов.

3.13. Использует документы Отдела в социально-экономических и культурных целях путём организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью.

3.14. Проводит приём граждан, рассматривает жалобы, заявления,  предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Отдела, консультирует по вопросам розыска архивных документов.

3.15. Проводит мероприятия по улучшению организации документов в  делопроизводстве и их ведомственного хранения, по повышению квалификации работников, ответственных за делопроизводство и архив.

3.16 Разрабатывает для внесения в установленном порядке в представительные и исполнительные органы местного самоуправления проекты нормативных правовых актов в сфере архивного дела.

 

4. Права Отдела 

 

Отделу предоставляется право:

4.1. Представлять Администрацию Палласовского муниципального района по всем вопросам, входящим в компетенцию работы Отдела.

4.2. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории  Палласовского муниципального района, обязательные для исполнения указания по организации документов в делопроизводстве и работе ведомственных архивов.

4.3. Проверять ведомственные и межведомственные архивы  и организацию документов в делопроизводстве учреждений независимо от  их ведомственной подчинённости и формы собственности.

4.4. Запрашивать и получать от организаций-источников комплектования независимо от их ведомственной принадлежности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов.

4.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых администрацией Палласовского муниципального района и её структурными подразделениями в пределах своей компетенции, участвовать в работе  экспертных комиссий организаций.

4.6. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда и документов по  личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.

4.7. Вносить на рассмотрение администрации Палласовского муниципального района предложения по развитию архивного дела, участвовать в их рассмотрении.

4.8. Заключать договоры с заинтересованными организациями о депозитивном хранении, использовании и упорядочении документов по личному составу.

 

5. Организация деятельности Отдела. 

 

5.1. Непосредственное руководство деятельность Отдела осуществляет начальник Отдела, назначаемый на должность и освобождаемый от должности главой Палласовского муниципального района.

5.2.Начальник Отдела в своей работе непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации Палласовского муниципального района по социальным вопросам.

5.3.Начальник Отдела:

5.3.1.Руководит деятельностью Отдела в соответствии с действующим законодательством, настоящим  Положением и должностной инструкцией с целью обеспечения решения возложенных на Отдел задач.

5.3.2.Распределяет  обязанности между работниками  Отдела.

5.3.3. Вносит предложения об освобождении от должности работников Отдела, о поощрении работников Отдела и применении к ним мер дисциплинарного воздействия.

5.3.4. Несёт персональную ответственность за выполнение задач,  возложенных на Отдел, с учётом прав, предоставленных ему настоящим Положением.

5.3.5. Подписывает служебную документацию в пределах своей компетенции.

5.3.6. Отчитывается о работе Отдела и состоянии архивного отдела перед Главой  Палласовского муниципального района и в установленном порядке перед Комитетом по управлению архивами Администрации Волгоградской области.

5.3.7.Выполняет другие функции, вытекающие из деятельности Отдела.

5.4. Работники отдела назначаются на должность и освобождаются от должности распоряжением главы Палласовского муниципального района.

5.5. Работники Отдела непосредственно подчиняются начальнику Отдела.

5.6. Круг должностных обязанностей работников Отдела определяется должностной инструкцией, с которой каждый работник должен быть ознакомлен под роспись.

 

 

Заместитель Главы Администрации

Палласовского муниципального района

по социальным вопросам                                                                                  Н.М. Козина