Администрация Палласовского муниципального района Волгоградской области
Приложение №1
к постановлению
Администрации
Палласовского
муниципального района
от 17.02.2022 № 87
Положение
об архивном отделе администрации
Палласовского муниципального района
1. Общие положения
1.1. Настоящее положение определяет порядок создания и организации деятельности, полномочия, функции и права архивного отдела администрации Палласовского муниципального района Волгоградской области (далее именуется - архивный отдел).
1.2. Архивный отдел является структурным подразделением администрации Палласовского муниципального района Волгоградской области (далее именуется – Администрация).
1.3. В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» архивный отдел является муниципальным архивом Палласовского муниципального района Волгоградской области.
1.4. Архивный отдел в своей деятельности руководствуется федеральным законодательством, законодательством Волгоградской области, правовыми актами федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти Волгоградской области и правовыми актами органов местного самоуправления Палласовского муниципального района Волгоградской области.
1.5. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела обязательны на территории Палласовского муниципального района для организаций, учреждений, организаций и предприятий муниципальной формы собственности, в результате деятельности которых образуются документы Архивного фонда Российской Федерации.
2. Порядок создания и организации деятельности
2.1. Архивный отдел создаётся в структуре Администрации правовым актом об утверждении структуры и штатной численности администрации муниципального района Волгоградской области и осуществляет свою деятельность на основании Положения, утверждаемого администрацией Палласовского муниципального района.
2.2. Архивный отдел возглавляет начальник, являющийся муниципальным служащим, исполняющий свои обязанности в порядке, определенном законодательством о муниципальной службе и Трудовым кодексом Российской Федерации.
2.3. Начальник архивного отдела назначается на должность и освобождается от должности главой Палласовского муниципального района.
2.4. Начальник архивного отдела непосредственно подчиняется должностному лицу согласно распределению полномочий между руководителями Администрации.
2.5. Начальник архивного отдела несет персональную ответственность за выполнение архивным отделом функций.
2.6. Квалификационные требования для назначения на должность, права и обязанности начальника архивного отдела устанавливаются должностной инструкцией.
2.7. В случае временного отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет сотрудник архивного отдела, назначаемый в установленном порядке.
2.8. Архивный отдел в установленном порядке пользуется печатью архивного отдела, имеет угловой штамп с наименованием архивного отдела.
2.9. Финансирование и материально-техническое снабжение архивного отдела осуществляется за счет средств муниципального бюджета, в том числе согласно порядку расходования - за счет средств субвенций областного бюджета, выделяемых на финансовое обеспечение переданных государственных полномочий в сфере архивного дела.
3. Полномочия
К полномочиям архивного отдела (муниципального архива) относятся:
3.1. Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов.
3.2. Осуществление в установленном порядке передачи архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, иных муниципальных образований.
3.3. Осуществление в установленном порядке муниципального контроля соблюдения требований, установленных муниципальными правовыми актами Палласовского муниципального района Волгоградской области в области архивного дела в пределах установленных федеральными законами и законами Волгоградской области.
3.4. Исполнение государственных полномочий Волгоградской области по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Волгоградской области, делегированных муниципальному району в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Волгоградской области.
4.Функции
В целях реализации полномочий архивный отдел (муниципальный архив) выполняет следующие функции:
4.1. Проводит мероприятия по созданию оптимальных условий хранения архивных документов в муниципальном архиве и обеспечению их физической сохранности.
4.2. Осуществляет хранение:
- документов, в установленном порядке включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации и отнесенных к собственности Палласовского муниципального района;
- документов, в установленном порядке включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации и законодательством Волгоградской области;
- документов, в установленном порядке включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к частной собственности на основании договора;
- документов по личному составу ликвидированных организаций, в том числе в результате банкротства, действовавших на территории Палласовского муниципального района Волгоградской области;
- учетных документов, архивных справочников и других материалов для осуществления практической деятельности муниципального архива.
4.3. В установленном порядке осуществляет государственный учет документов, принятых в архивный отдел и представляет учетные данные в орган исполнительной власти Волгоградской области, уполномоченный в сфере архивного дела (далее - уполномоченный орган).
4.4. Разрабатывает списки организаций - источников комплектования муниципального архива, представляет их на согласование в уполномоченный орган и на утверждение главе Палласовского муниципального района.
4.5. Организует отбор архивных документов организаций - источников комплектования муниципального архива для постоянного хранения и осуществляет их прием в муниципальный архив.
4.6. Разрабатывает и реализует мероприятия по комплектованию муниципального архива материалами об истории и событиях, значимых для Палласовского муниципального района Волгоградской области.
4.7. Создает, совершенствует и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к архивным документам, хранящимся в муниципальном архиве, в том числе автоматизированные информационно-поисковые системы.
4.8. Обеспечивает в установленном порядке ведение государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов, хранящихся в организациях-источниках комплектования муниципального архива.
4.9. Оказывает организациям - источникам комплектования муниципального архива методическую помощь в вопросах организации работы с документами, в установленном порядке проводит проверки состояния ведомственного хранения архивных документов.
4.10. Рассматривает и согласовывает документы организаций - источников комплектования муниципального архива: положение об экспертной комиссии, положение об архиве, инструкцию по делопроизводству, номенклатуру дел, описи документов по личному составу.
4.11. Рассматривает и согласовывает описи дел по личному составу ликвидированных организаций, документы которых подлежат приему в муниципальный архив.
4.12. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-проверочной и методической комиссии уполномоченного органа описи дел постоянного срока хранения.
4.13. Предоставляет государственным органам и органам местного самоуправления необходимые для осуществления ими своих полномочий архивную информацию согласно установленным формам.
4.14. В установленном порядке исполняет запросы пользователей на документную информацию.
4.15. Использует документы архивного отдела в социально-экономических и культурных целях путем организации выставок, экскурсий, встреч с общественностью, публикаций архивных документов и материалов в средствах массовой информации.
4.16. Проводит прием граждан, рассматривает жалобы, заявления предложения граждан по вопросам, относящимся к компетенции муниципального архива, консультирует по вопросам розыска архивных документов.
4.17. Изучает и обобщает практику работы архивов организаций - источников комплектования муниципального архива в сфере делопроизводства и архивного дела, распространяет их положительный опыт, проводит с организациями-источниками комплектования совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы в сфере архивного дела.
4.18. Разрабатывает для внесения в установленном порядке в органы местного самоуправления Палласовского муниципального района Волгоградской области и органы государственной власти Волгоградской области проекты правовых актов в сфере архивного дела.
5. Права архивного отдела
Архивному отделу (муниципальному архиву) предоставляется право:
5.1. Представлять Администрацию по всем вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.2. В установленном порядке запрашивать и получать от уполномоченного органа, органов местного самоуправления, организаций информацию по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
5.3. Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории Палласовского муниципального района, обязательные для исполнения указания в области архивного дела.
5.4. Запрашивать и получать от организаций - источников комплектования архивного отдела, независимо от их ведомственной подчиненности и формы собственности, необходимые сведения об организации документов в делопроизводстве, о состоянии ведомственных архивов.
5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках, проводимых Администрацией и ее структурными подразделениями в пределах своей компетенции, участвовать в работе экспертных комиссий организаций.
5.6. Участвовать в работе ликвидационных комиссий с целью решения вопросов обеспечения сохранности документов Архивного фонда Российской Федерации, других архивных документов и документов по личному составу, образовавшихся в деятельности ликвидируемых организаций.
5.7. Вносить на рассмотрение Администрации предложения по развитию архивного дела и участвовать в их рассмотрении.
Заместитель главы Палласовского
муниципального района - начальник отдела
по работе с территориями Е.Ю.Шевякова